UBND thành phố vừa ban hành quy định về thư xin lỗi trong trường hợp giải quyết thủ tục hành chính trễ hạn trên địa bàn TP.HCM (gọi tắt là thư xin lỗi). Theo đó, UBND thành phố quy định về trách nhiệm thực hiện thư xin lỗi của cơ quan thực hiện thủ tục hành chính trong trường hợp giải quyết thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức đến ngày hẹn trả kết quả mà chưa có kết quả giải quyết. Đối tượng áp dụng là cơ quan thực hiện thủ tục hành chính; công chức, viên chức làm việc tại các cơ quan, đơn vị; cá nhân, tổ chức có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính.

Nguyên tắc thực hiện của quy định này là tất cả các trường hợp thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn đều phải thực hiện thư xin lỗi kịp thời, đầy đủ, chính xác, nêu rõ lý do chưa có kết quả và ngày hẹn trả kết quả giải quyết lần sau cho cá nhân, tổ chức; việc thực hiện thư xin lỗi phải được thực hiện đối với từng hồ sơ cụ thể; bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện thư xin lỗi, xác định cụ thể cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm về hồ sơ trễ hạn; các nguyên nhân dẫn đến việc giải quyết thủ tục hành chính trễ hạn phải được xác định cụ thể và có giải pháp chấn chỉnh, khắc phục kịp thời.

UBND thành phố quy định cụ thể cách thức và nội dung thư xin lỗi, được thực hiện thông qua một hoặc các cách thức văn bản, qua tổng đài tin nhắn, trực tiếp. Đối với trường hợp áp dụng cách thức văn bản, thư xin lỗi (có mẫu riêng) được gửi cho cá nhân, tổ chức qua hệ thống bưu chính, đồng thời gửi trực tiếp cho cá nhân, tổ chức nếu cá nhân, tổ chức đến liên hệ trực tiếp và lưu cùng hồ sơ giải quyết của thủ tục hành chính. Đối với trường hợp áp dụng cách thức qua tổng đài tin nhắn, cơ quan, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm thực hiện thư xin lỗi qua tổng đài tin nhắn cho cá nhân, tổ chức; đồng thời lập danh sách hồ sơ trễ hạn, lý do trễ hạn và ngày hẹn trả kết quả lần sau, gửi cho cơ quan, đơn vị tiếp nhận và trả kết quả để theo dõi. Trường hợp cá nhân, tổ chức có yêu cầu nhận bằng văn bản (mặc dù đã thực hiện thư xin lỗi qua tổng đài tin nhắn) thì cơ quan giải quyết thủ tục hành chính phải có thư xin lỗi bằng văn bản gửi cho cá nhân, tổ chức. Đối với trường hợp áp dụng cách thức thông tin trực tiếp, cơ quan giải quyết thủ tục hành chính lập biên bản (có mẫu riêng); có chữ ký, họ tên của cá nhân, tổ chức được xin lỗi; ký tên, đóng dấu của người có thẩm quyền, gửi cho cá nhân, tổ chức 1 bản, đồng thời gửi cho cơ quan, đơn vị tiếp nhận và trả kết quả 1 bản để theo dõi. Biên bản phải được lưu cùng hồ sơ giải quyết của thủ tục hành chính.

Thư xin lỗi phải được gửi cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý biết. Trong trường hợp thủ trưởng cơ quan, đơn vị ủy quyền/phân cấp ký thư xin lỗi thì phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện thư xin lỗi của cơ quan, đơn vị được ủy quyền/phân cấp. Nội dung xin lỗi phải đảm bảo các thông tin tên cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ; loại hồ sơ; số giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả/biên nhận hồ sơ; tình trạng giải quyết hồ sơ; lý do trễ hạn; ngày hẹn trả kết quả giải quyết lần sau và phải kèm nội dung xin lỗi.

UBND thành phố cũng quy định trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Đó là phải đẩy mạnh tuyên truyền, quán triệt việc thực hiện thư xin lỗi cho cá nhân, tổ chức; thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc công chức, viên chức tại cơ quan, đơn vị thực hiện đúng quy định. Tăng cường trách nhiệm của công chức, viên chức trong tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; nghiêm túc thực hiện thư xin lỗi cá nhân, tổ chức đối với thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn. Chỉ đạo niêm yết công khai thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan, đơn vị; hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác, bảo đảm giải quyết thủ tục hành chính nhanh chóng, thuận tiện; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ. Chỉ đạo tăng cường kiểm tra, thanh tra công vụ tại chính cơ quan, đơn vị; chủ động khắc phục hoặc đề xuất giải pháp khắc phục các nguyên nhân ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết hồ sơ, đảm bảo trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đúng hạn. Bổ sung vào quy trình tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan, đơn vị việc thực hiện thư xin lỗi. Có cơ chế kiểm soát việc thực hiện thư xin lỗi tại cơ quan, đơn vị; bảo đảm mỗi hồ sơ giải quyết trễ hạn phải thực hiện thư xin lỗi không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ. Đồng thời, phải bổ sung vào tiêu chí thi đua của cơ quan, đơn vị để xem xét đánh giá công chức, viên chức hàng năm. Có hình thức xử lý nghiêm (không xem xét thi đua, kiểm điểm, luân chuyển công tác...) đối với công chức, viên chức giải quyết thủ tục hành chính trễ hạn nhiều lần mà không có lý do chính đáng…