Công tác lưu trữ từng bước đi vào nền nếp, có chuyển biến tích cực

Báo cáo tại buổi làm việc, Phó Giám đốc Sở Nội vụ TPHCM Nguyễn Thị Hồng Thắm cho biết, từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, công tác lưu trữ trên địa bàn TPHCM từng bước đi vào nền nếp, có chuyển biến tích cực, được lãnh đạo các cấp quan tâm và thực hiện tốt vai trò, trách nhiệm của mình, góp phần quan trọng trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, phục vụ tốt công tác quản lý tại các cơ quan, tổ chức.

Đồng thời, công tác lưu trữ được Thành ủy và UBND TP quan tâm chỉ đạo, phê duyệt nhiều đề án, kế hoạch phát triển ngành như: Chỉ thị về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn TP; đầu tư xây dựng Trung tâm Lưu trữ TP; Đề án đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; Đề án chỉnh lý, Đề án thu thập, Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ…

Bên cạnh đó, công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ với nhiều hình thức phong phú; công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ được tăng cường đã tạo sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội ngũ công chức, viên chức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ.

Ngoài ra, tổ chức bộ máy ngành văn thư, lưu trữ được kiện toàn, đội ngũ công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ được tăng cường về số lượng và chất lượng, bước đầu đi vào tính chuyên nghiệp; Công tác quản lý nhà nước về lưu trữ ngày càng được tăng cường và chặt chẽ; hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ được cập nhật, ban hành, triển khai thực hiện phù hợp với tình hình mới.

Đối với số hóa và quản lý tài liệu số hoá, Phó Giám đốc Sở Nội vụ TPHCM Nguyễn Thị Hồng Thắm cho biết, TP đang triển khai nền tảng số hóa TP, dự kiến hướng dẫn, tập huấn các đơn vị sử dụng, khai thác dữ liệu trong Quý 1/2024. Ngoài việc tích hợp Kho dữ liệu thủ tục hành chính TP còn thực hiện số hóa hồ sơ, bóc tách dữ liệu theo từng ngành, lĩnh vực để thực hiện triển khai “Chiến lược quản trị dữ liệu của TP đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”. Nguồn dữ liệu này sẽ được sử dụng dữ liệu để phục vụ tái cấu trúc quy trình mang lại sự thuận tiện nhất cho người dân, doanh nghiệp.

Về quản lý cơ sở dữ liệu, Phó Giám đốc Sở Nội vụ TPHCM Nguyễn Thị Hồng Thắm cũng cho biết, TP đã xây dựng và triển khai Kho dữ liệu dùng chung TP. Hiện nay, đã tích hợp và tiến hành chia sẻ, khai thác các dữ liệu sau: về cơ sở dữ liệu hộ tịch, TP hoàn thành vấn đề số hóa 4 loại sổ hộ tịch: sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký khai sinh, sổ đăng ký khai tử và sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, với tổng số khoảng 12 triệu hồ sơ.

Phó Chủ tịch UBND TPHCM Ngô Minh Châu phát biểu tại khảo sát.

Đối với cơ sở dữ liệu dân cư, TP đã phối hợp Bộ Công an hoàn thành kết nối sử dụng dịch vụ xác thực và định danh điện tử trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư phục vụ giải quyết thủ tục hành chính.

Về dữ liệu ngành giáo dục, TP đã hoàn thành xây dựng cơ sở dữ liệu trường, lớp, học sinh, giáo viên, nhân viên và đang tiếp tục xây dựng các cơ sở dữ liệu tốt nghiệp trung học phổ thông và văn bằng, chứng chỉ. Ngoài ra, TP cũng đã thực hiện số hóa và vận hành nhiều dữ liệu liên quan đến cơ sở dữ liệu người dân như dữ liệu lao động thương binh xã hội, dữ liệu y tế, dữ liệu văn hóa, dữ liệu cán bộ công chức...

TPHCM cần kiến nghị về quy định liên quan đến công tác lưu trữ

Báo cáo thêm với đoàn khảo sát, Phó Chủ tịch UBND TP Ngô Minh Châu cho biết bên cạnh những kết quả đạt được, cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ còn ít, nhất là Kho Lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu. Bên cạnh đó, việc lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc; khối lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý còn rất lớn; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, tổ chức chưa được thực hiện hoặc thực hiện nhưng chưa đạt yêu cầu, chưa được thống nhất.

Ngoài ra, các văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành chưa đồng bộ, còn thiếu, có những văn bản ban hành đã lâu chưa được bổ sung, sửa đổi phù hợp với tình hình mới nên khi thực hiện còn nhiều bất cập, lúng túng; việc lập hồ sơ điện tử còn bất cập khi các cơ quan, tổ chức chưa có cơ sở hạ tầng đồng bộ.

Quang cảnh đoàn khảo sát tại UBND TPHCM về việc xây dựng Luật Lưu trữ (sửa đổi).

Về xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ, Phó Chủ tịch UBND TP Ngô Minh Châu cho rằng, cần quy định chi tiết về các vấn đề như: thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành; về giải mật tài liệu; quy trình, thủ tục, thời gian thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị; thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; quy trình, thủ tục hủy tài liệu hết giá trị; quy trình đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ; quy định về quản lý, lưu trữ, sử dụng tài liệu điện tử...

Về tổ chức bộ máy lưu trữ tại địa phương và biên chế làm công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn, đồng chí Ngô Minh Châu kiến nghị cần quy định thống nhất về cơ cấu tổ chức bộ máy, biên chế quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp tỉnh; Quy định cụ thể cơ cấu tổ chức bộ máy, số lượng biên chế và phụ cấp chức vụ lãnh đạo của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

Đồng thời, cần quy định cụ thể số lượng biên chế lưu trữ đối với một số ngành có khối lượng tài liệu sản sinh hành năm quá lớn như Sở Y tế, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Kế hoạch và Đầu tư; Quy định định mức biên chế, chức danh người làm văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và UBND phường, xã, thị trấn để công tác văn thư, lưu trữ được ổn định, phát triển.

Đối với đề xuất, kiến nghị liên quan đến việc điều chỉnh, sửa đổi Luật Lưu trữ, đồng chí Ngô Minh Châu cho rằng, cần bổ sung quy định chế tài xử phạt vi phạm pháp luật trong công tác lưu trữ: hiện nay một số cơ quan, tổ chức chưa quan tâm, xem trọng công tác lưu trữ; một số doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ còn xem nhẹ chất lượng dịch vụ lưu trữ… do đó, cần thiết có quy định chế tài xử phạt vi phạm Luật Lưu trữ.

Kết luận tại khảo sát, Phó Chủ nhiệm Ủy ban Pháp luật của Quốc hội Nguyễn Trường Giang ghi nhận và đánh giá cao TPHCM đã triển khai hiệu quả Luật Lưu trữ trong những năm qua. Đoàn cũng ghi nhận những kiến nghị của UBND TPHCM để tổng hợp, báo cáo Quốc hội nghiên cứu trong công tác xây dựng dự án Luật Lưu trữ (sửa đổi). Liên quan tâm đến tài liệu lưu trữ bản giấy hiện nay, đồng chí Nguyễn Trường Giang cho rằng TPHCM cần kiến nghị về quy định liên quan đến công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay…