Tại hội nghị, các đại biểu đã chia sẻ một số kinh nghiệm và giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ…

Chia sẻ về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, Phó Trưởng Hành chính - Lưu trữ Văn Phòng Thành ủy TPHCM Võ Minh Phương cho rằng, công tác lập hồ sơ hiện hành có chuyển biến tích cực, nhiều cơ quan, tổ chức đã ban hành và thực hiện việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ; thành phần tài liệu trong hồ sơ đầy đủ hơn; đã hình thành một số hồ sơ điện tử. Bên cạnh đó, số lượng hồ sơ công việc nộp lưu vào lưu trữ cơ quan của các cơ quan đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương tăng cao. Ngoài ra, lưu trữ cơ quan của các cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hội đã tiếp nhận một khối lượng lớn tài liệu nộp lưu theo quy định.

Theo đồng chí Võ Minh Phương, lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư. Trách nhiệm lập hồ sơ thuộc về cán bộ, công chức trong cơ quan. Tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần làm tốt việc lập hồ sơ để phục vụ cho công tác hàng ngày và nghiên cứu lâu dài về sau. Đồng thời, tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo được thuận tiện. Ngoài ra, tất cả hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ của các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đều phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định; Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ được xác định thời hạn bảo quản từ 5 năm trở xuống; tư liệu, sách, báo tham khảo của cá nhân: không phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan…

Phát biểu tại hội nghị, Phó Chánh Văn phòng Thành ủy TPHCM Đặng Nguyễn Thanh Minh mong rằng, văn phòng cấp ủy tăng cường rà soát quán triệt thực hiện nghiêm các quy định chỉ đạo của Trung ương, của Thành ủy và hướng dẫn của Văn phòng Thành ủy để công tác lập hồ sơ, lưu trữ ngày càng tốt hơn, đi vào nề nếp, bài bản và chặt chẽ hơn. Đồng thời, nghiên cứu, nâng cao nhận thức, trách nhiệm để tham mưu tốt cho cấp ủy, Ban Thường vụ, Thường trực cấp ủy trong lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao.